Malang town's

Just another WordPress.com site

PERANAN SOFTWARE CASH FLOW DALAM MEMBERI INFORMASI KEAKURATAN DATA GUNA MENUNJANG PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Leave a comment

 

BAB II

PEMBAHASAN

A. Teknologi Informasi Bagi Organisasi

Kehadiran komputer telah menjadi kebutuhan pokok dalam  organisasi / lembaga dalam sistem informasi manajemen, karena  memberikan banyak kemudahan bagi manajer dalam melakukan kegiatannya. Dari hal-hal yang kecil, seperti memberikan informasi kepada pihak lain, mendokumentasikan file-file, menyimpan data-data, dan lain-lain hingga mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.

Secara prinsip, komputer dan perangkat keras (hardware) lain hanyalah merupakan sebuah sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpa ada manusia yang memberikan instruksi. Dalam hal ini, manusia membuat sebuah teknologi bernama perangkat lunak (software) yang pada dasarnya berisi suatu urutan instruksi untuk ”menggerakkan” berbagai komponen perangkat keras secara operasional. Dalam perkembangannya, software (perangkat lunak) dapat dibagi menjadi dua jenis besar, yaitu: Software yang berisi perintah-perintah atau seperangkat instruksi untuk mengoperasikan berbagai komponen hardware –disebut sebagai System Software; dan Software yang berisi perintah-perintah untuk menjalankan suatu prosedur tertentu yang merepresentasikan proses, aktivitas, dan/atau fungsi bisnis tertentu – disebut sebagai Application Software.

Seorang manager  sebagai penanggung jawab dalam sebuah departement dalam suatu perusahaan harus menyiapkan sdm yang memiliki kemampuan dalam mengoperasikan atau menjalankan komputer agar kegiatan kerja bnar benar lancar dan efektif.

Semenjak diperkenalkannya setengah abad yang lalu, komputer kerap didefinisikan sebagai ”alat pengolah data”. Hingga saat ini pun pengertian tersebut masih cukup relevan untuk dipergunakan secara umum. Dengan menggunakan prinsip IPO (Input-Proses-Output), pengguna atau seseorang mengharapkan agar komputer dapat menghasilkan output tertentu dari berbagai input yang diberikan.

Tugas Manajer dalam perusahaan dan hubungannya dengan Teknologi Informasi, Secara garis besar, sehubungan dengan teknologi informasi, SDM di perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok besar. Kelompok pertama adalah kumpulan dari mereka yang merupakan para pengguna (user) teknologi informasi yang dimiliki. Termasuk di dalam kelompok ini seluruh jenjang SDM dari staf sampai dengan pimpinan puncak. Seluruh SDM ini dalam kesehariannya terlibat langsung dalam penggunaan teknologi informasi sebagai sarana penunjang dan pendukung aktivitas pekerjaan mereka sehari-hari. Kelompok kedua adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Tugas utama dari mereka yang berada di dalam kelompok ini adalah:

1.    Menyusun perencanaan strategis (masterplan) mengenai pengembangan sistem dan teknologi informasi perusahaan, lengkap dengan cetak birunya (blue print);

 

 

 

2.    Mendefinisikan secara detail kebutuhan sistem informasi perusahaan, terutama kebutuhan spesifik dari masing-masing individu yang ada;

3.    Menyediakan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan detail yang telah didefinisikan tersebut;

4.    Memelihara dan mengembangkan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan agar selalu up-to-date dan dapat dipergunakan oleh seluruh SDM perusahaan;

5.    Mengelola hubungan kemitraan dengan pihak-pihak di luar perusahaan (vendor) yang bekerja sama dalam hal pengembangan teknologi; dan

6.    Memonitor dan mengawasi berbagai hal terkait dengan manajemen atau proses pengelolaan aset teknologi informasi.

Untuk menjalankan serangkaian tugas tersebut, biasanya dikenal berbagai jabatan profesional, seperti: chief executive officer, information technology manager, system analyst, programmer, project manager, dan lain sebagainya yang masing-masing memiliki kompetensi dan keahlian khusus sehubungan dengan teknologi informasi.

Kelompok kedua yang dimaksudkan dalam penjelasan di atas adalah para manajer dalam perusahaan. Agar tugas para manajer tersebut dapat berjalan dengan baik, dengan cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, maka diperlukan berbagai informasi. Informasi yang diperlukan dalam hal ini adalah informasi yang telah diolah sedemian rupa melalui sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen akan sangat berarti apabila didukung oleh teknologi komputer yang sudah sangat canggih perkembangannya.

Tanggungjawab Manajer dalam Teknologi Informasi bagi organisasi
Adalah umum bagi perusahaan-perusahaan besar yang kinerjanya sangat bergantung pada kehandalan teknologi informasi memiliki seorang manajer eksekutif di bidang sistem informasi.

Eksekutif yang paling bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan ini dikenal sebagai CIO (Chief Information Officer) atau Manajer Senior di bidang Sistem dan Teknologi Informasi. Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Apakah tugas dari seorang CIO? Tugas utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup.

Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

ada usaha  pasti ada hasil

 

 

a.     Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;

b.    Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan

;

c.     Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;

d.    Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;

e.    Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;

f.       Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan

g.    Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

 

B. Peranan Software cash flow dalam pengambilan keputusan.

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 (tiga) hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness.

 

1. Relevansi (relevancy).

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya.

1.    Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan“how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

2.    Akurasi (accuracy). Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

 

 

a. Kelengkapan (completeness) informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

b. Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

c. Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “

 

3.    Ketiga, tepat waktu (timeliness). Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Artinya, agar informasi yang diproses dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas, maka diperlukan seperangkat alat pemrosesan data yang canggih, alat tersebut sekarang ini disebut dengan komputer.

 

 

Demikian halnya dengan cash flow, Cash flow atau aliran dana dapat diartikan bagaimana uang tunai atau cash dalam perusahaan keluar masuknya berimbang artinya baik keluar maupun masuk harus di control dengan cermat serta penugasan harus jelas dan tidak boleh banyak sumber daya manusia yang mengerjakannya karena bila menggunakan lebih banyak orang ditakutkan akan terjadi mis komunikasi yang akhirnya interaksi antar bagian atau antar karyawan menjadi tidak harmonis. Sebaiknya cukup satu orang saja yang menangani keluar masuknya aliran cash atau uang tunai, bisa ditambah jika memang sangat diperlukan seperti bank bank ada yang memiliki teller cukup satu orang namun juga ada bank yang memiliki banyak teller mengingat  satu petugas sangat kwalahan akibat tmutasi ransaksi yang yang relatif besar.dan banyak.

 

 

 

Oleh karena itu penambahan petugas hendaknya disesuaikan dengan kondisi kerja. Lembaga atau perusahaan saat ini telah banyak menggunakan software untuk mempercepat  kerja serta menekan biaya tenaga kerja. Mengapa bisa menekan biaya ?

Dengan menggunakan software cash flow atau yang sering dikenal dengan istilah  program kusus untuk aliran uang tunai maka pekerjaan akan bisa dipersingkat  karena dalam software tersebut data saling berhubungan dan bila ada transaksi cukup satu pintu masuk maka akan mempengaruhi data yang lain. Misal jika ada penerimaan uang  dari pelanggan maka secara otomatis dalam laporan keuangan telah tercatat penerimaan sesuai data yang masuk begitu juga dengan kterangan dalam pelanggan. Oleh karna itu pengoperasian  software cash flow ini benar benar tidak bisa dibohongi artinya jika memasukkan angka 5 berarti dalam laporan akan keluar angka 5.

Dalam software cash flow ini banyak orang beranggapan bahwa harga terlalu mahal, hal ini sangat relatif mengingat diluar sangat banyak orang berjualan berbagai macam software seperti software stock barang, software penjualan dan lain lain. Yang menjadi masalah banyak lembaga atau perorangan yang menjual paket software yang bukan buatan mereka sendiri namun buatan lembaga lain akibatnya harga mahal dan bila ada kendala dikemudian hari penjual sulit dihubungi, dan pelanggan juga kesulitan untuk menghubungi perusahaan pembuat software tesebut. Hal lain dari software paket tesebut adalah pelanggan akan menyesuaikan dengan software tersebut sehingga banyak program program dalam software yang tidak berguna mengingat pelanggan tidak bisa mengoperasikannya atau kemungkinan memang tidak ada manfaatnya.

Contoh software yang lengkap dimana didalamnya terdapat progrram pogram seperti laporan keuangan, laporan piutang, laporan hutang, laporan stock barang, laporan kas.  Namun ada lembaga atau pelanggan yang hanya menginginkan software cash flow  mengingat  usahanya usaha kecil dan berupa  toko pracangan, jelas disini laporan keuangan yang lengkap tidak diperlukan mengingat dalam laporan keuangan banyak perkiraaan yang kosong seperti  perkiraan gedung, perkiraan kendaraan, perkiraan penyusutan dan lain lain.

Sopftware cash flow sangat berguna untuk mempercepat  kerja, dimana yang biasanya dikerjakan 3 orang cukup dapat dikerjakan dengan satu orang saja hal ini sangat membantu dalam pengeluaran biaya untuk biaya gaji.

 

C. Ruanglingkup software cash flow.

Saya selaku marketing dan trainner program   dari  pembuat software yang ada di Malang ini dan telah puluhan tahun dibidang software  kami memiliki segmen kusus dari program yang kami jual. Sebelumnya kami kusus menangani perbankan namun melihat pangsa pasar yang luas kami melayani seluruh lembaga / perusahaan, namun demikian kami banyak menangani usaha kecil. Dallam melayani pelanggan kami akan mendatangi lebih dulu calon pelanggan untuk mendiskusikan langsung apa keinginan yang diharapkan dari software sehubungan dengan  usaha yang ditekuninya.

 

 

Kami menanyakan kebutuhan apa yang  sedang di perlukan sesuai operasional perusahaan dan jika pelanggan tidak memiliki pengetahuan yang cukup maka kami akan menjelaskan secara jelas sehubungan dengan kebutuhan usahanya, sehingga nantinya pelanggan akan merasa puas dan software benar benar akan bisa membantu mempercepat kerja serta pemilik dengan cepat bisa mengambil keputusan yang diperlukan sehubungan dengan operasional usahanya.

Software cash flow  yang sederhana namun mudah pengoperasiannya meliputi  4 jendela yaitu File, Transaksi, Laporan dan Utility.

1. Jendela File :

File disini berisi berbagai  data dari seluruh transaksi yang telah dimasukkan sehingga data dalam file ini bisa dibetulkan bila ada kesalahan. Ibarat gudang dalam data file. Untuk melihat , mencari data data  yang mungkin ada perbedaan dengan data riel  yang ada pada nota atau kwitansi.

 

Pencarian data sangat mudah karena bisa disesuaikan dengan tanggal atau jenis transaksi /nama transaksi.

 

2. Jendela Transaksi :

Semua data yang akan masuk dalam software cash flow ini melalui jendela transaksi. Data dalam transaksi  ini meliputi data kas dan data bank. Dalam data transaksi kas dijelaskan semua  mengenai  penerimaan kas maupun pengeluaran kas, dimana item yang ada  seperti tanggal transaksi, jenis transaksi keterangan transaksi, jumlah trnasaksi, simpan atau batal. Item yang ada di  dalam data transaksi sebenarnya disesuaikan dengan keadaan user artinya program bisa dirubah rubah sesuai dengan keinginan pengguna.  Bila mana data telah terisi semua  dan dirasa sudah betul maka langkah berikut adalah menyimpan data tersebut dan data tersebut  secara otomatis akan tampil dalam laporan.

Demikian halnya dengan transaksi bank, item yang ada seperti penarikan bank maupun penyetoran bank, tanggal transaksi, jenis transaksi, keterangan transaksi, jumlah transaksi, simpan atau batal.

Sama halnya dengan data kas, segala item bisa ditambah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bila data telah terisi semua tinggal simpan atau batal bila memang ada kesalahan.

Data transaksi kas dan bank bila ada kesalahan namun terlanjur disimpan bisa diperbaiki pada  jendela file.

 

3. Jendela Laporan :

Data pada laporan mengambarkan data  dari semua yang telah dilakukan pada jendela transaksi. Semua telah direkam pada laporan. Jadi pada jendela laporan pengguna bisa melihat laporan kas dan laporan bank baik keluar maupun masuk serta saldo masing masing  baik kas maupun bank. Dengan demikian maka pengguna bisa mengontrol apakah dalam laporan tersebut baik kas dan bank sesuai dengan data riel  seperti saldo kas maupun buku tabungan. Oleh karena itu bagian pengguna software ini pada  periode tertentu akan melakukan cross cek untuk mengetahui kebenaran data.

 

 

Data data yang ada di software tidak bisa dibohongi artinya bila data yang telah di entry namun saldo atau data yang ada tidak sesuai dengan nota atau data riel diluar software berarti ada kesalahan. Hal ini harus dicari sampai ketemu.

 

4. Jendela Utility

Jendela pada utility hanya ada 2 item yaitu keluar program dan index. Keluar program berarti mengakhiri program yang telah dijalankan. Sedangkan index digunakan untuk menyesuaikan program hal ini dilakukan biasanya pada akhir periode atau adanya  penambahan item item baru dan penambahan item baru dilakukan oleh programmer.

 

FILE

TRANSAKSI

LAPORAN

UTILITY

Berisi data gabungan dari transaksi dan laporan Transaksi kas

Transaksi Bank

Lap.harian kas

Lap.harian  bank

Laporan Bulanan kas dan bank

Keluar

Index

 

 

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pemanfaatan computer sekarang ini sudah menjadi kebutuhan, bahkan SIM tidak bisa lagi dipisahkan dengan computer, bila bicara tentang SIM maka pasangan ideal adalah computer. Posisi computer dalam SIM bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Namun demikian, tetap saja bahwa SIM bukanlah computer atau sebaliknya.

Berdasarkan uraian tersebut di atas,  bahwa SIM berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan dapat memanfaatkan komputer dalam SIM-nya, maka sang manajer atau pimpinan organisasi/pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/mendapatkan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu. Begitu juga dengan peran program kusus / software cash flow sangat memegang peranan penting mengingat suatu pekerjaan akan menjadi lebih cepat dan bisa  menghemat biaya. Dengan adanya software tersebut maka pekerjaan 2 orang sampai 3 orang akan dapat dikerjakan oleh satu orang. Apalagi dalam pengoperasian software cashflow dalam memasuk data cukup beberapa detik saja, begitu juga dengan melihat laporan hanya memakan waktu yang sangat singkat.

Hadirnya teknologi komputer telah memberikan kontribusi yang sangat positif dalam sistem informasi manajemen.

 

 

 

 

Bagi manajer, kehadiran komputer dalam SIM bukan saja memberikan kontribusi positif, lebih jauh dari itu, proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan murah.

Sehubungan dengan hal uraian tersebut di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan;

 

1.    Bahwa SIM bukanlah komputer, ia merupakan pengembangan dari ilmu manajemen dan telah ada jauh sebelum hadirnya komputer;

2.    Bahwa SIM merupakan metode bagi para pimpinan perusahaan / manajer dalam upaya pengambilan keputusan yang dapat dipertanggunjawabkan;

3.    Bahwa hadirnya teknologi komputer telah membawa perubahan besar bagi aktivitas Sistem Informasi Manajemen;

4.    Bahwa SIM yang berbasis komputer dapat menyajikan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang mermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluwarsa;

5.    Software cash flow mutlak diperlukan untuk mempercepat proses kerja dan menghemat biaya

6.    Dengan software cash flow data yang ditampilkan benar benar akurat serta pengoperasian yang sangat cepat dan akurat.

7.    Dengan software cash flow, bila memerlukan data kapan saja, seperti beberapa tahun lalu adalah sangat mudah dan cepat sehingga data tersebut  bermanfaat untuk manajer dalam rangka pengambilan keputusan.

 

Bahwa dengan aktivitas SIM yang berbasis software komputer, para pimpinan perusahaan / manajer dapat lebih mudah, murah, efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan (controlling).

Author: nurtjahja

private teacher regardless if undertaken with patience and perseverance, and faith is the key to success in any field

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s